Az informatikai költségek csökkentése – üzemeltetés

Az informatikai költségvetés iparágtól függően az árbevétel 3-5%-a körül változik, de igen jelentős szórást mutat országonként, iparáganként és vállalatonként is (pl. a gyógyszeriparban ez az arány 3,61%, 2008-ban az átlagos amerikai működési IT költségvetés 1,5% volt). Alapvetően a kiemelkedően innovatív vállalatok esetében ez az arány elérheti, sőt meghaladhatja az árbevétel 10%-át is, míg a konzervatívabb megközelítést követő vállalatok esetében az az arány csupán 0,5-1%. Sokszor tapasztalható ugyanakkor, hogy egy adott vállalat megállapított informatikai költségvetésénél többet (akár az IT költségvetés 2-3 szorosát) költ informatikai célokra, mégpedig azáltal, hogy az üzleti egységek is finanszírozzák saját informatikai céljaikat (eszközeiket, fejlesztéseiket, vagy külső informatikai szolgáltatásokat vesznek igénybe).

Napjainkban igen erős a nyomás az informatikai funkciókon, hogy csökkentse költségeit, és alacsonyabb informatikai költségvetésből gazdálkodva nyújtsa a megszokott szolgáltatásokat. Miből is áll össze egy informatikai funkció költségszerkezete, milyen területeken lehet ezen költségeken spórolni? A következőkben a főbb informatikai költségelemeket, és az azokhoz kapcsolódó megtakarítási, optimalizálási lehetőségeket vizsgáljuk:

Üzemeltetési költségek

A meglévő rendszerekhez, infrastruktúrákhoz, azaz a szolgáltatások nyújtásához kapcsolódó költségek: emberi költségek, licenszdíjak, áramköltség, helységbérlet, kellékanyagok (pl. nyomtatótoner), biztonsági berendezések, stb.

• Emberi erőforrások: Az emberi erőforrások teszik ki a költségvetés igen jelentős részét. Költségcsökkentés ürügyén sokszor az elbocsájtás tűnik az elsődleges költségoptimalizációs lehetőségnek, de érdemes meggondolni, hogy tényleg szükségtelen-e ennyi dolgozó? Az elbocsájtásoknak sokszor következménye a csökkenő munkahatékonyság, és a túlterheltség miatt a növekvő hibaszám. A személyi optimalizációs érdemes a folyamatok áttekintésével egybekötni, hogy világos képet kapjunk arról, mire is van szükség.
• Folyamatfejlesztés: Annak érdekében, hogy az informatikai tevékenység átláthatóvá, és kontrollálhatóvá váljon, szükséges az informatikai folyamatok felmérése, szabályozása, és mindezek alapján fejlesztése. A folyamatok feltárása és javítása önmagában javíthatja a végrehajtás hatékonyságát, csökkentheti a hibák számát, az átfutási időt, így a költségeket. A folyamatok felmérése segít az emberi erőforrások optimalizált felhasználásában is, és világossá teszi a felelősségi köreket. (A folyamatmenedzsment egyik eszköze lehet az ITIL módszertanra alapozott megközelítés.)
• Tudatosabb szállítói politika: A vállalatok sokszor kockázatkerülő szállítói politikát alkalmaznak, azaz a bevált szállítókhoz ragaszkodnak. Ez ugyanakkor az idő előrehaladtával nem kívánt függőségi viszonyt eredményezhet, azaz egy szállító annyira beépül egy vállalat életébe, hogy nehéz lecserélni, még akkor is, ha a költségek tekintetében már távol áll az optimálistól. A szállítók megválasztása során alkalmazni kell az informatikai stratégia előírásait, de gondolkodjunk hosszú távon, és nem tegyük magunkat kiszolgáltatottá.
• Üzemeltetési modellek: A költségcsökkentések egyik népszerű eleme az üzemeltetési struktúra átalakítása, bizonyos szolgáltatások szolgáltató központba szervezése vagy teljes kiszervezése. Ezen modellek felhasználása méretgazdaságossági okokból adódóan tényleges költségcsökkenéssel járhat, ugyanakkor ne tekintsük ezen megoldásokat csodaszernek: csak akkor alkalmazzuk ezen megoldásokat, ha standardizált (vagy standardizálható) szolgáltatásokról van szó, melyektől nem elvárt a nagyfokú rugalmasság. Vegyük figyelembe, hogy a rossz informatikai, vagy belső folyamatokat ezen megoldások sem fogják egyik napról a másikra megváltoztatni, sőt rövid távon akár még költségnövekedés is várható. Ennek megelőzésére érdemes még az üzemeltetési modell változtatása előtt felmérni és értékelni mind az informatikai szolgáltatásokat, mind az azokhoz kapcsolódó folyamatokat. Ha itt problémát észlelünk, érdemes előbb az üzemeltetést fejleszteni, és utána elgondolkozni az üzemeltetési modell váltásáról (hátha már nem is lesz rá szükség).
• Veszteségek mérséklése: Érdemes felmérni, hogy az informatika nem megfelelő működése miatt milyen üzleti veszteségek keletkeztek, és hogy mi okozta ezen veszteségeket. A kockázatok felmérése és ellenintézkedések megtétele proaktív módon csökkentheti a költségeket (és természetesen azon kockázatokra kell koncentrálni, melyektől nagy veszteséget várunk, vagy eddig is nagy veszteséget okozta).
• Üzemeltetés optimalizálása: Érdemes áttekinteni, hogy mindazon szolgáltatásokra, melyeket az informatika nyújt, ténylegesen szükség van-e, hányan használják, és milyen gyakorisággal ezeket. Szükséges-e ennyi szoftver licensz (és terméktámogatás) amennyivel most rendelkezünk, illetve ennyi infrastrukturális elem üzemeltetése. Ha nem, akkor különösebb üzleti hatás nélkül leépíthetőek, vagy másra használhatók a meglévő kapacitások, bármilyen erőforrásról is legyen szó. A költségcsökkentési nyomás jó lehetőség az üzemeltetési megoldások optimalizációjára is, pl. a szervervirtualizáción, vagy központi kontrollált nyomtatókon keresztül is.