Az elmúlt héten igen sokféle értelmezéssel, kategorizálással találkoztam a tudásmenedzsment stratégiákkal kapcsolatban, és ez érlelte meg bennem az elhatározást, hogy összegyűjtsem a kapcsolódó megközelítéseket, természetesen beleszőve saját gondolataimat és értelmezésemet is.
A szervezetek tudásmenedzsment stratégiája meghatározza szervezeti stratégia megvalósításához, támogatásához szükséges tudás felhasználását. A stratégia tartalmazza a tudás kezelését meghatározó célokat, valamit az azok elérésére irányuló módszerek, megközelítések összességét.
Sokszor keveredő fogalmak a tudás-stratégia és a tudásmenedzsment stratégia. A tudás stratéga olyan szervezeti stratégai, mely a tudás, mint stratégiai erőforrás elismerésével, és középpontba helyezésével készült, míg a tudásmenedzsment stratégia a tudás kezelésének módját határozza meg. És végül meg kell még említeni a stratégiai tudásmenedzsment fogalmát is, amely a stratégiaalkotás szempontjából fontos tudás összegyűjtését és kezelését jelenti (nem tudásstratégia, de egyfajta tudásmenedzsment) Ld. Michael H. Zack cikkét a témába.
A KPMG felméréssorozata alapján jól tetten érhető a vállalatok tudáshoz, mint erőforráshoz, illetve a tudásmenedzsment területéhez való viszonyulása, A ‘90-es évek végén a megközelítések elsősorban az információfeldolgozásra, illetve ennek technológiai támogatására koncentráltak, és stratégiai szempontból még nem kap kitüntetett szerepet a tudásmenedzsment területe.
A tudásmenedzsment iránti érdeklődés az ezredfordulóra érte el csúcspontját, és ekkorra a tudás, mint erőforrás felhasználásának jelentősége már beépült az üzleti gondolkodásba, de stratégiai elfogadottsága még mindig hiányzott.
Ekkor még kevés szervezet rendelkezett tudásmenedzsment stratégiával, és még kevesebb formalizálta csak ezeket az elveket – igaz, kevesen formalizálták egyáltalán a szervezeti tudás kezelésére vonatkozó erőfeszítéseiket is. A formalizáltság hiánya ugyanakkor nem jelenti a tudatosság hiányát is: a különféle nemzetközi és hazai felmérések szerint a vállalatok felismerték a tudás, mint stratégiai erőforrás fontosságát.
A szervezeti tudás kezelésének kiforrottsága Magyarországon legalább egy fázissal eltolódva jelentkezik: már a cégek mérete és profilja miatt is kevés hazai cég alkalmazta a tudásmenedzsment eszközrendszerét, inkább a multinacionális, nemzetközi cégek gyakorlatában találhattuk ezekez meg – mivel a vállalatcsoportba tartozás alapján már megszületett a szükséges infrastruktúra és eszközrendszer.
A felmérések tanúbizonysága szerint nemzetközi szinten a tudás tudatos felhasználását választó vállalatok esetében már tetten érhető volt a teljesítménynövekedés. A széles körben elterjedő tudásmenedzsment programokhoz kapcsolódóan megjelentek a problémák és nehézségek is, melyek sok szervezetet a program feladásához, illetve a tudásmenedzsment területéből való kiábránduláshoz vezettek.
A következő felérés ugyanakkor már a tudásmenedzsment területének fejlettségét mutatja, ugyanakkor – főleg Magyarországon – a tudatosság és a stratégia leképeződés között jelentős különbség tapasztalható, azaz a tudás kezelésére irányuló tudatos és formalizált megközelítésről még mindig csak a vállalatoknak kisebb részében (Magyarországon valamivel több, mint harmaduk) beszélhetünk.
De mégis, mi készteti a szervezeteket arra, hogy kialakítsák a tudásmenedzsment funkciókat valamilyen stratégiai megfontoltság alapján?
A tudásmenedzsment funkciók létrehozása – hasonlóan a szervezeti stratégiaalkotási folyamathoz – alapulhat a külső körülmények kényszerítő erején (pl. piaci verseny erősödése, versenytársakat fejlettebb menedzsment gyakorlata, tulajdonosi elvárások), vagy belső kezdeményezéseken (pl. hatékonyságnövelés, minőségbiztosítás, vízió).
A külső erők nyomása a vállalat számára nem hagy választási lehetőséget: igen rövid időn belül meg kell felelni az elvárásoknak, különben a szervezet lemarad a versenytársakhoz képest, hatékonysága csökken. A külső kényszer nyomására adott válaszok egyike lehet a tudásmenedzsment gyakorlat kialakítása, vagy éppen továbbfejlesztése egy szervezetben. Megjegyzendő, hogy a tudásmenedzsment csak egy a lehetséges menedzsment megközelítési módok közül, és nem alkalmazható csodaszerként minden szervezet minden problémájának megoldására, sokszor csak egy tényező a párhuzamosan futó gyakorlati megoldások közül. Napjainkban mégis elsősorban a külső tényezők miatt indul tudatos tudásmenedzsment program a szervezetekben.
Egy belső vízión, kezdeményezésen alapuló megközelítés elébe megy az eseményeknek: a szervezet minden kényszer nélkül alakíthatja ki az a menedzsment gyakorlatot, mely növelheti a munkavégzés hatékonyságát, eredményességét, és esetleg versenyelőnyt hoz létre. Ez a megközelítés elsősorban az első tudásmenedzsment programok születésekor valósult meg. Ugyanakkor ez a megközelítés illeszkedik a manapság igen gyakori hatékonyságnövelési törekvésekhez, melyek együtt járnak a folyamatmenedzsment (BPM), illetve automatizálási törekvésekkel.
A belső és külső környezet elemzése a gyakorlatban felfogható úgy is, mint a jól ismert SWOT analízis újragondolása. Az erősségek és gyengeségek a vállalat belső erőforráshelyzetét jellemzik, míg a lehetőségek és veszélyek a piaci helyzetet és a versenytársakkal való összehasonlítást jelentik. A stratégialkotást éveken keresztül a Porteri modell dominálta, mely elsősorban a külső környezetre fókuszált. Az 1990-es évektől kezdődően jelent meg a szervezetek belső feltételrendszerének vizsgálata a stratégiai gondolkodásban (erőforrás alapú vállalatszemlélet).
A Swot analízis a vállalat erősségeit, gyengeségeit, lehetőségeit, és a lehetséges veszélyeket elemzi. Ez a fajta strukturált megközelítés Andrews (1971) nevéhez köthető. A porteri 5 erő modell (Porter, 1980) egy szervezet helyzetét vizsgálja, alapvetően a környezettől függően: versenytársak, szállítók, új belépők, helyettesítő termékek és az iparági verseny tekintetében.
Bármilyen okok miatt is történik meg a tudásmenedzsment funkció kialakítása, a szervezet hasznára igazán csak akkor van, ha a szervezet stratégiai céljait támogatni képes. A tudásmenedzsment stratégia meghatározása előtt szükséges annak külső és belső környezeti megalapozása, azaz a kiinduló körülmények vizsgálata. A környezet fogalma alatt mindazokat a külső tényezőket értjük, melyek hatással lehetnek a szervezetre. A környezeti tényezők vizsgálata tehát a szervezet pozícióelemzését takarja a tudás, mint erőforrás tekintetében. Ezek alapján megtörténhet a tudásmenedzsmenttel elérendő célok meghatározása, melyek sokszor egyben a szervezeti stratégiai részét is képezik. A célok eléréséhez meg kell határozni a szükséges tevékenységeket, akciókat, illetve az ezekhez szükséges eszközrendszert.
